合同管理包括哪些方面

1、合同簽訂

(1)簽訂合同的前期調(diào)查.

每一項合同在簽訂之前,應(yīng)當(dāng)做好以下幾項工作.

應(yīng)當(dāng)做好市場調(diào)查.主要了解產(chǎn)品的技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r、市場供需情況和市場價格等.

應(yīng)當(dāng)進行潛在合作伙伴或者競爭對手的資信調(diào)查,準(zhǔn)確把握對方的真實意圖,正確評判競爭的激烈程度.

了解相關(guān)環(huán)境,做出正確的風(fēng)險分析判斷.

(2)合同談判和合同簽署.

談判是指人們?yōu)榱藚f(xié)調(diào)彼此之間的關(guān)系,滿足各自的需要,通過協(xié)商而爭取達成一致意見的行為和過程.合同談判的結(jié)果決定了合同條文的具體內(nèi)容.因此,必須重視簽訂合同之前的談判工作.談判要注意如下三個問題.

要制定切合實際的談判目標(biāo).

要抓住實質(zhì)問題.只有抓住了問題的實質(zhì)和關(guān)鍵,才能衡量談判的難度和距離,適當(dāng)調(diào)整談判策略.

營造一個平等協(xié)商的氛圍.

2、合同履行

《民法典》(自2021年1月1日起施行)名列前茅百一十九條規(guī)定:依法成立的合同,對當(dāng)事人具有法律約束力.有效的合同是當(dāng)事人遵守的行為準(zhǔn)則和合法性根據(jù).對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題,本著合同簽署前的談判精神和客觀情況,按照共贏和互利的原則盡快解決.

3、合同監(jiān)測

合同監(jiān)控至關(guān)重要,需要將其寫入?yún)f(xié)議.需要定期檢查和持續(xù)監(jiān)督合同執(zhí)行情況,以確保達到目標(biāo)和里程碑,特別是在支出和收入方面.合同跟蹤軟件可以為您提供所需的信息.

雙方必須確保他們遵守合同義務(wù),供應(yīng)商交付訂購或同意的內(nèi)容.

此階段選定的 CLM 操作:

自動跟蹤債務(wù)

通過使用平衡計分卡和清單來衡量績效

定期進行商業(yè)和業(yè)務(wù)審查

根據(jù)需要管理合同糾紛

合同糾紛處理

由于客觀情況的變化和理解溝通等方面的原因,出現(xiàn)合同糾紛是正常的現(xiàn)象.當(dāng)糾紛出現(xiàn)后,一定要對糾紛性質(zhì)進行客觀和全面的評價,糾紛產(chǎn)生的原因、現(xiàn)狀、后果和影響都要考慮.對于缺乏誠信的欺詐,一定要義正詞嚴(yán)地予以反擊:該仲裁和訴訟的,要盡快收集資料進入法定程序.對于合同詐騙,盡早報案是維護權(quán)利的關(guān)鍵.對于能補救的糾紛,要采取積極的應(yīng)對措施.變更合同、終止合同都是法律賦予合同當(dāng)事人的權(quán)利.

4、合同變更

在大量的工程實踐中,由于合同雙方現(xiàn)實環(huán)境和相關(guān)條件的變化,往往會出現(xiàn)合同變更,而這些變更必須根據(jù)合同的相關(guān)條款適當(dāng)?shù)丶右蕴幚?如果某一方不理解合同條款,或不嚴(yán)格執(zhí)行合同條款,那么該方會發(fā)生額外的代價以完成額外的工作任務(wù).

合同變更的處理由合同變更控制系統(tǒng)來完成.合同變更控制系統(tǒng)包括文書記錄工作、跟蹤系統(tǒng)、爭端解決程序和授權(quán)變更所需的批準(zhǔn)級別.合同變更控制系統(tǒng)是項目整體管理控制變更的一部分.任何合同的變更都是以一定的法律事實為依據(jù)來改變合同內(nèi)容的法律行為.

有多種因素會導(dǎo)致合同變更,例如范圍變更、成本變更、進度變更、質(zhì)量要求的變更甚至人員變更都可能會引起合同的變更,乃至重新修訂.對于任何變更的評估都應(yīng)該有變更影響分析.例如,變更將如何影響所采購產(chǎn)品及服務(wù)的范圍、進度、質(zhì)量等,這些影響會不會傳遞到項目的其他部分變更申請、變更評估和變更執(zhí)行等必須以書面形式出現(xiàn).

合同變更在某種意義上,還應(yīng)該包括合同的轉(zhuǎn)讓和解除,這要視合同實際執(zhí)行情況而定.這兩種變更需要合同雙方當(dāng)事人協(xié)商一致,才可以協(xié)議執(zhí)行.如有重大爭議,可以通過法律或仲裁手段解決.

按照合同簽約備方的約定,合同變更控制系統(tǒng)的一般處理程序如下.

(1)變更的提出.合同簽約各方都可以向監(jiān)理單位(或變更管理委員會)提出書面的合同變更請求.

(2)變更請求的審查.合同簽約各方提出的合同變更要求和建議,必須首先交由監(jiān)理單位(或變更管理委員會)審查后,提出合同變更請求的審查意見,并報業(yè)主.

(3)變更的批準(zhǔn).監(jiān)理單位(或變更管理委員會)批準(zhǔn)或拒絕變更.

(4)變更的實施.在組織業(yè)主與承包人就合同變更及其他有關(guān)問題協(xié)商達成一致意見后,由監(jiān)理單位(或變更管理委員會)正式下達合同變更指令,承包人組織實施.

"公平合理"是合同變更的處理原則,變更合同價款按下列方法進行.

首先確定合同變更量清單,然后確定變更價款.

合同中已有適用于項目變更的價格,按合同已有的價格變更合同價款.

合同中只有類似于項目變更的價格,可以參照類似價格變更合同價款.

合同中沒有適用或類似項目變更的價格,由承包人提出適當(dāng)?shù)淖兏鼉r格,經(jīng)監(jiān)理工程師和業(yè)主確認后執(zhí)行.

5、合同檔案管理

合同檔案的管理,亦即合同文件管理,是整個合同管理的基礎(chǔ).它作為信息系統(tǒng)項目管理的組成部分,是被統(tǒng)一整合為一體的一套具體的過程、相關(guān)的控制職能和自勸化工具.項目經(jīng)理使用合同檔案管理系統(tǒng)對合同文件和記錄進行管理.該系統(tǒng)用于維持合同文件和通信往來的索引記錄,并協(xié)助相關(guān)的檢索和歸檔.合同文本是合同內(nèi)容的載體.

如何改進合同管理?

授權(quán)與協(xié)作

當(dāng)一個組織的所有領(lǐng)域都參與進來,并且責(zé)任不僅僅集中在少數(shù)人身上時,合同管理流程就會變得最有效.

過度勞累的法律團隊是企業(yè)的常見癥狀,其中合同管理更像是事后的想法,而不是核心實踐.

最初預(yù)計內(nèi)部法律顧問將審查潛在的合同,然后通過擴展,預(yù)計將負責(zé)文件的存儲,義務(wù)和續(xù)展跟蹤以及合規(guī)性監(jiān)控.

隨著合同量的增長,這很快就會變得不可行,并且團隊無法以相同的速度擴展.它還可能導(dǎo)致法律團隊花費大量時間從事不需要法律專業(yè)知識的工作

合同管理既低效又昂貴.

能夠通過分配這些任務(wù)的所有權(quán)來??委派責(zé)任對于成功的合同管理至關(guān)重要.

自動化

一旦您設(shè)計了合同管理流程,就必須確保它始終如一地應(yīng)用于公司中的每個合同.

在可能的情況下,自動化流程有助于最大限度地減少手動管理和錯誤,并確保員工只需要在適當(dāng)?shù)臅r間執(zhí)行特定操作.

通常,自動化將需要實施專業(yè)的合同管理軟件,但即使是像Excel這樣的系統(tǒng)也可以設(shè)置為從流程中刪除一些手動步驟

定期審查和抽查

較好的系統(tǒng)仍然需要審計和檢查,以確保一切都按預(yù)期運行.

定期抽查來自不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域的個人合同記錄,將讓您深入了解流程的穩(wěn)健性.

檢查記錄是否具有完整的元數(shù)據(jù)合同條款和義務(wù)是否受到監(jiān)控,以及相關(guān)的合規(guī)性認證是否是最新的.

不要等待

我們經(jīng)常聽到潛在客戶說,他們一直在尋求正式化他們的合同管理,并在很長一段時間內(nèi)實施解決方案.

同樣,我們已經(jīng)單獨寫了這個問題,但是如果您的企業(yè)擁有的??遺留合同??數(shù)量被證明是進步的障礙,那么您需要盡早解決它.

您的業(yè)務(wù)將繼續(xù)向前發(fā)展,將簽署更多的合同,并且將這些遺留協(xié)議放入您選擇的解決方案中的初始任務(wù)的規(guī)模將增加,從而使合同跟蹤更加困難.

以上詳細介紹了合同管理包括哪些方面,也介紹了如何改進合同管理.通過本文的介紹,我們可以了解到,合同管理應(yīng)該包括合同簽訂、合同履行、合同檢測、合同變更、合同檔案管理等等,改進合同管理的方式主要包括授權(quán)與協(xié)作、自動化、定期審查和抽查、不要等待等等.