業務招待費如何管理

業務招待費是企業開展經營業務活動而發生的必要的、合理的交際與應酬支出.

它一般由兩部分組成:一是業務費,主要包括因業務需要發生的禮金、禮品、贊助費及因業務需要贈送的煙、酒等.二是招待費,主要包括因工作關系招待有關人員就餐費、娛樂費用以及因公接待相關單位人員發生的差旅費、住宿費等.為了維護財經紀律,追求企業經濟效益最大化,各級各類企業都必須對招待費進行科學控制和正確核算.

遵循成本與配比原則

企業對業務招待費的會計處理既要遵循會計準則的要求,又要按照《企業所得稅法》要求執行.在會計處理方面,不論《企業會計準則》還是《小企業會計準則》要求都是一致的.既然業務招待費是企業的一項支出,就應該根據"實際成本原則"和"配比原則"等會計核算的要求,分別設置不同的會計科目進行核算,其中對于在企業管理部門或者產品銷售部門發生的業務招待費,應分別通過"管理費用--業務招待費"或"營業費用--業務招待費"賬戶核算.而對于固定資產購建活動發生的業務招待費,則應列入"在建工程--業務招待費"等等.

例如:

甲企業為了拓展山東某地市場,特邀山東有關客戶一行6人來企業參觀并洽談業務.市場部為了招待山東客人,責成工作人員王志華向業務招待費的承辦部門廠部辦公室填寫了《招待費報銷審批表》,注明客人6人,人均消費標準為60元,到指定飯店就餐.事后王華填寫《招待費報銷單》注明餐費共計600元.審計部門審計后,簽署的意見是"至多報銷480元"并加蓋了公章.王志華納悶,為什么不給全部報銷?我們是為了銷售工作,又不是私人請客,何況,120元又不多?審計部門解釋說陪客多了2人.原來是市場部李經理為了既搞好內部團結又聯絡客戶感情,借招待客人的機會把市場部的所有4名工作人員全部帶上陪客人一塊就餐所致.

核算中應注意三個問題

企業的業務招待費涉及到的項目很多,有些項目支出可以在業務招待費中列支,也可以在會議費或者誤餐費中列支.因此,在企業業務招待費的管理與核算中還應注意劃分以下界限.

其一,劃清業務招待費與誤餐費界限.

誤餐費是企業職工因工作無法回到家中進餐而得到的補償.企業發生的誤餐費應計入應付職工薪酬科目.

而業務招待費是企業為了對外拓展業務時發生的吃、喝、用、玩等方面的費用.它的消費主體主要是企業以外的單位和個人,而不是本企業的員工,因此在實際發生時不用考慮代扣代繳個人所得稅的問題.

其二,劃清業務招待費與業務宣傳費的界限.

業務宣傳費是指企業開展業務宣傳活動所支付的費用,主要是指未通過媒體傳播的廣告性質的支出,包括企業發放的印有企業標志的禮品、紀念品等.企業發生的業務宣傳費應計入銷售費用--業務宣傳費科目.但相關制度規定,外購禮品用于贈送客戶的應作為業務招待費,而不應計入業務宣傳費.

其三,還要嚴格區分給客戶的回扣、賄賂等非法支出,以及與企業生產經營活動無關的職工福利、職工獎勵、企業銷售產品而產生的傭金和支付給個人的勞務支出等.

這些費用均不得列為業務招待費支出計入管理費用賬戶.

業務招待費管控的五種方法

一、限額制

根據目前業務狀況,暫定業務招待費指標為:總經理8000元/月,副總經理5000元/月,各項目負責人及專業口負責人2000元/月.在限額內使用業務招待費,嚴禁超支現象發生.

二、預算制

將業務招待費納入預算進行管理,公司只負責總量控制,各部門的業務招待費在預算范圍內自行控制,財務部門建立業務招待費的臺賬按月向各部門告知業務費的執行情況即可.

三、公示制

這種方法在國企和事業單位、政府機關比較常見,而且可以說是效果最好的.讓職務消費和業務招待費在太陽底下曬一下,實行陽光支出,透明管理,讓職工和投資者對單位內部的業務招待費支出都明明白白.

四、事前審批制

對業務招待費實行零預算,所有的業務招待費實際發生時均需要事前審批制度.招待費用由公司行政部、財務部負責管理,業務招待事由相關部門提出,公司財務總監、分管副總簽批,特殊招待須請示總經理批準.不經批準的一律不予報銷.

五、報告制

首先要作出月度費用預算,并經董事會或者高管會審議通過,以后每個月由總經理以書面形式向公司報告一次招待費使用情況,如發現利用業務招待費搞違法亂紀活動,或亂支濫用的,交由相關部門處理.

業務招待費如何管理?每個月做賬的時候在業務招待費上是數字是有限制的,如果業務招待費太高的話到時候容易引起稅局來查賬.具體業務招待費管理、做賬方面的疑問,不妨直接在線咨詢會計學堂老師解答.