固定資產(chǎn)核算和管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)一樣，初始化都是一個重要的功能，它將通用系統(tǒng)專用化，也是日后正常應(yīng)用的基礎(chǔ)。
1、初始化主要是錄入初始卡片 ：
在正式啟用固定資產(chǎn)系統(tǒng)進(jìn)行核算前，必須將企業(yè)現(xiàn)有固定資產(chǎn)的卡片資料錄入系統(tǒng)，以保持歷史資料的連續(xù)性。
2、在錄入初始卡片的過程中應(yīng)該注意：
(1)與計提折舊有關(guān)的項目錄入后，不少軟件系統(tǒng)會自動按照輸入的內(nèi)容將本月應(yīng)提的折舊額顯示在“月折舊額”項目內(nèi)，會計人員可據(jù)此檢查是否有錄入錯誤。
(2)原值、累計折舊、累計工作量錄入的一定要是卡片錄入月月初的價值，否則將會出現(xiàn)計算錯誤。
(3)已計提月份必須嚴(yán)格按照該資產(chǎn)已經(jīng)計提的月份數(shù)，不包括使用期間停用等不計提折舊的月份，否則不能正確計算折舊。
(4)在輸入過程中操作員可以對錯誤卡片進(jìn)行必要的修改，這種修改是無痕跡修改，即修改前的內(nèi)容在任何查看狀態(tài)都將不能看到。
最后必須強調(diào)，錄入初始卡片是系統(tǒng)初始化的一項內(nèi)容，系統(tǒng)一旦正式啟用，該項功能將被屏蔽，不能再用。
3、初始化主要包括以下幾個方面：
(1) 建立賬套
固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)以賬套為單位進(jìn)行管理，所以初始化的第一步是建立賬套，并設(shè)置賬套參數(shù)。賬套參數(shù)主要包括啟用月份、折舊規(guī)則、編碼方案、財務(wù)接口以及其他一些約定或規(guī)則。其中，折舊規(guī)則用于確定折舊匯總分配周期、是否月初折舊等；編碼方案包括確定資產(chǎn)、部門等代碼的設(shè)置規(guī)則，例如，確定資產(chǎn)類別使用國家規(guī)定的4級6位編碼，即2—1—1—2分類編碼；財務(wù)接口用于確定與總賬的對賬科目、折舊科目等等。當(dāng)然，這些參數(shù)在建賬完成后一般是不能修改的，所以必須經(jīng)過周密考慮之后正確確定。 
(2)初始設(shè)置
固定資產(chǎn)系統(tǒng)的初始設(shè)置主要包括資產(chǎn)類別、使用或保管部門、資產(chǎn)使用狀況、資產(chǎn)增減方式等等，其中還涉及許多代碼信息，必須一一定義并輸入完整的數(shù)據(jù)資料。
a．資產(chǎn)類別設(shè)置
為了準(zhǔn)確核算和統(tǒng)計固定資產(chǎn)，必須對固定資產(chǎn)進(jìn)行科學(xué)分類。企業(yè)可根據(jù)自身的特點和管理要求，確定一個較為合理的資產(chǎn)分類方法，并將設(shè)置內(nèi)容輸入系統(tǒng)。資產(chǎn)類別設(shè)置可能包括許多內(nèi)容，例如，包括類別編碼、名稱、使用年限、凈殘值率、計量單位、計提屬性、折舊方法、卡片樣式等等。資產(chǎn)類別編碼必須唯一，同一上級的類別名稱也不能相同，而且類別編碼、名稱、計提屬性、卡片樣式不能為空。
b．部門設(shè)置
固定資產(chǎn)的使用、保管和維護都必須確定到具體部門，部門設(shè)置即將所有可能涉及的部門預(yù)先輸入系統(tǒng)，以便引用。部門檔案一般包含部門編碼、名稱、負(fù)責(zé)人、部門屬性等信息。必須按照建賬時定義的部門編碼規(guī)則給部門編碼，許多系統(tǒng)都采用分級編碼，編碼不能省略而且必須唯一，部門名稱也必須錄入。部門屬性可包括電話、地址、備注、負(fù)責(zé)人等輔
助信息。
c．折舊科目設(shè)置
資產(chǎn)計提折舊后必須把折舊歸人成本或費用，所以在初始化時必須設(shè)定折舊科目，以便每月計提折舊之后系統(tǒng)能按此科目自動編制轉(zhuǎn)賬憑證。在實際工作中有些企業(yè)是按部門歸集折舊費用的，即一個部門內(nèi)的資產(chǎn)的折舊費用將歸集到一個固定的科目，這時可以指定部門與折舊科目的對應(yīng)關(guān)系。例如，管理部門的設(shè)備如果指定折舊科目為“管理費用——折舊 費”，則每月計提折舊時作如下分錄：
借：管理費用——折舊費
貸：累計折舊
同樣，如果生產(chǎn)部門的設(shè)備折舊科目指定為“制造費用——折舊費”，則每月計提折舊時作如下分錄：
借：制造費用——折舊費
貸：累計折舊
當(dāng)然，也有些企業(yè)是按資產(chǎn)類別分?jǐn)傆嬏嵴叟f費用的，甚至完全沒有規(guī)律，即同一個部門、同一類資產(chǎn)的折舊費用可能分?jǐn)偟讲煌目颇浚@時就必須逐一指定資產(chǎn)的折舊科目。
d.固定資產(chǎn)增減方式的設(shè)置
固定資產(chǎn)增加和減少都有若干種不同的情況，設(shè)置增減方式正是為了區(qū)分資產(chǎn)增加的來源和減少的原因，用以確定資產(chǎn)計價和處理的原則，并可分別對增減進(jìn)行匯總管理。企業(yè)資產(chǎn)增加的方式主要有直接購買、投資者投入、捐贈、盤盈、在建工程轉(zhuǎn)入、融資租人等等；
減少的方式主要有出售、盤虧、投資轉(zhuǎn)出、捐贈轉(zhuǎn)出、報廢、毀損、融資租出等。
e.固定資產(chǎn)使用善狀況設(shè)置
固定資產(chǎn)使用狀況與資產(chǎn)核算和管理密切相關(guān)，不僅影響到正確計算和計提折舊，而且企業(yè)也需要按固定資產(chǎn)的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計，以了解和提高資產(chǎn)的利用效率。資產(chǎn)的使用狀況主要有：在用、季節(jié)性停用、經(jīng)營性出租、大修理停用、不需用、來使用等。
f.固定資產(chǎn)折舊方法的設(shè)置
設(shè)置固定資產(chǎn)折舊方法是系統(tǒng)自動計算折舊的基礎(chǔ)。如前所述，固定資產(chǎn)的折舊方法主要有平均年限法即直線法、工作量法、雙倍余額遞減法和年數(shù)總和法即合計年限法，此外，有些系統(tǒng)還提供自定義折舊法和不折舊的選擇。 
(3) 裝入固定資產(chǎn)初始卡片
固定資產(chǎn)卡片結(jié)構(gòu)
通用固定資產(chǎn)卡片包括資產(chǎn)編號、資產(chǎn)名稱、類別編號、規(guī)格型號、所屬部門、增加方式、存放地點、使用狀況、使用年限、折舊方法、啟用日期、已折舊月份、幣種、原值、凈殘值率、凈殘值、累計折舊、月折舊率、月折舊額、對應(yīng)折舊科目。
此外，企業(yè)還可以根據(jù)實際情況自行增加一些項目。例如，車牌照號、出廠日期、電話、號碼、公司名稱、技術(shù)參數(shù)、技術(shù)資料編號、建筑承包商、生產(chǎn)廠商等等。增加項目之后還可以進(jìn)行卡片設(shè)計，根據(jù)企業(yè)需要設(shè)計出具有特色的卡片。
固定資產(chǎn)卡片字段不少都可顧名思義，所以下面只對其中幾個主要項目作簡單介紹。
a.資產(chǎn)編號：資產(chǎn)編號是具有唯一性的確定每項資產(chǎn)的編號，一般采用分組碼。
b.增加方式：用于區(qū)分固定資產(chǎn)的來源。如上所述，固定資產(chǎn)按來源可分為直接購買、投資者投入、捐贈、盤盈、在建工程轉(zhuǎn)入、融資租入等。
c.所屑部門：即對固定資產(chǎn)保管使用的部門。對于要進(jìn)行車間核算的企業(yè)它是明確折舊費用分配的一個重要依據(jù)，因為折舊費可以先轉(zhuǎn)入車間制造費用，再分配到具體產(chǎn)品。
d.使用狀況：用于區(qū)分固定資產(chǎn)的使用狀態(tài)，既是統(tǒng)計的關(guān)鍵字，也是一項固定資產(chǎn)是否計提折舊的依據(jù)。
e.折舊方法：確定對于某一項固定資產(chǎn)到底采用什么方法計算折舊。
f.啟用日期：即固定資產(chǎn)開始使用的日期，系統(tǒng)將從這個日期開始自動計算已計提折舊的月份。
g.原值和累計折舊：原值即記錄入賬的價值；累計折舊用于登記已經(jīng)提取折舊的累計額。據(jù)此可以計算固定資產(chǎn)的凈值。
h.對應(yīng)折舊科目：指該項固定資產(chǎn)在每月計提折舊時的借方科目，系統(tǒng)將根據(jù)該項設(shè)置，每月自動編制固定資產(chǎn)折舊轉(zhuǎn)賬憑證。